Jak przetwarzamy Twoje dane w Systemie Urlopowym

Poniżej znajdziesz informacje o tym, kto jest administratorem Twoich danych, w jakim celu je przetwarzamy, komu je udostępniamy oraz jakie prawa Ci przysługują. Informacja została przygotowana zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Polpak sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Kabrioletu 4, 03-117 Warszawa.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się pod adresem: iod@polpak.pl.

Kontakt ogólny: biuro@polpak.pl, tel. +48 22 752 34 23.

2. Jakie dane przetwarzamy

W ramach Systemu Urlopowego przetwarzamy następujące kategorie danych:

• imię i nazwisko,
• służbowy adres e-mail,
• stanowisko oraz rola w systemie (np. pracownik, przełożony),
• informacja o przełożonym,
• limit urlopowy, liczba wykorzystanych dni oraz historia wniosków i decyzji,
• informacje o nieobecnościach, w tym typu chorobowego, w zakresie niezbędnym do organizacji pracy,
• dzień i miesiąc urodzin (bez roku) — wyłącznie wtedy, gdy podasz je dobrowolnie (szczegóły w punkcie poniżej).

Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do prawidłowego funkcjonowania systemu. W systemie nie są gromadzone diagnozy medyczne ani inne nadmiarowe informacje o stanie zdrowia.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie

Twoje dane przetwarzamy w celu:

• organizacji urlopów, nieobecności i zastępstw,
• realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy,
• obsługi obiegu akceptacji wniosków urlopowych,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu oraz rozliczalności działań,
• prowadzenia wspólnego kalendarza nieobecności i powiadomień e-mail, jeżeli te funkcje zostały włączone.

Podstawy prawne:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów prawa pracy (dla pracowników),
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy (dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo systemu, audyt, obrona przed roszczeniami),
• art. 9 ust. 2 lit. b RODO — w zakresie danych dotyczących zdrowia, w związku z obowiązkami w dziedzinie prawa pracy,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO (u pracowników w związku z art. 22^1a Kodeksu pracy) — Twoja zgoda, w zakresie dnia i miesiąca urodzin podanych dobrowolnie.

Urodziny — dobrowolnie i za Twoją zgodą

Dzień i miesiąc urodzin możesz sam wybrać albo usunąć w swoim profilu (kliknij swoje imię i nazwisko w pasku u góry). Roku urodzenia nie zbieramy. Podanie urodzin jest dobrowolne i nie ma wpływu na urlopy ani na inne funkcje systemu.

Wybierając dzień i miesiąc, zgadzasz się na ich udostępnienie innym użytkownikom Systemu Urlopowego — w kalendarzu i na osi czasu zobaczą 🎂 w dniu Twoich urodzin, a w Twoim profilu dzień i miesiąc.

Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, usuwając datę w swoim profilu. Znika ona wtedy z systemu i z kalendarza. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego udostępniania. Wpisanie i usunięcie daty odnotowujemy w historii zmian.

4. Komu udostępniamy dane

Twoje dane mogą być udostępniane:

• upoważnionym pracownikom — przełożonym, osobom z działu kadr oraz administratorom systemu,
• pozostałym użytkownikom Systemu Urlopowego — wyłącznie dzień i miesiąc urodzin, jeżeli podasz je dobrowolnie,
• dostawcom usług informatycznych niezbędnych do działania systemu (Google Firebase),
• dostawcom usług poczty elektronicznej, jeżeli włączone są powiadomienia e-mail,
• Google Workspace, jeżeli włączona jest synchronizacja z kalendarzem firmowym.

5. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa pracy i dokumentacji pracowniczej.

Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza jest przechowywana co do zasady przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Dzień i miesiąc urodzin przechowujemy do czasu, aż je usuniesz (wycofasz zgodę).

Po upływie wymaganego okresu dane są usuwane lub anonimizowane zgodnie z zasadą minimalizacji.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• żądania ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora,
• wycofania zgody w dowolnym momencie — dotyczy urodzin (wystarczy usunąć datę w swoim profilu),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Prawo do usunięcia danych może być ograniczone, jeżeli przetwarzanie wynika z obowiązków prawnych administratora.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych niezbędnych do obsługi zatrudnienia i urlopów jest wymagane w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy lub warunków współpracy. Brak podania tych danych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Systemu Urlopowego.

Podanie dnia i miesiąca urodzin jest całkowicie dobrowolne — ich brak niczego nie ogranicza.

8. Zautomatyzowane decyzje

System Urlopowy nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika ani nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Wszystkie decyzje dotyczące wniosków urlopowych podejmują uprawnione osoby.