📗 Instrukcja obsługi — System Urlopowy Polpak

W sekcji Wnioski Zespołu oczekujące wnioski są zawsze na górze. Przy każdym masz:

• ✔ / ✖ — zatwierdzenie lub odrzucenie, z opcjonalnym komentarzem (pracownik dostanie go mailem).
• ↪ — widzisz to tylko przy wnioskach, które trafiły do Ciebie z eskalacji (bo czyjś bezpośredni przełożony akurat był na urlopie). Kliknięcie oddaje decyzję z powrotem temu przełożonemu, zanim jego urlop się skończy.
• Prośby pracowników o anulowanie albo zmianę zatwierdzonego już urlopu widzisz w tym samym miejscu, z podanym przez nich powodem. Akceptacja prośby kasuje urlop, zwraca dni do puli i wysyła dokument do kadr; odrzucenie zostawia wniosek bez zmian.

Uprawnieni: administrator, szef, przełożony (dla swojej struktury) oraz kadrowa (dla wszystkich).

• Ołówek „Zmień termin lub rodzaj” — poprawiasz daty/typ z podaniem powodu; pula korygowana jest o różnicę, przy wniosku zostaje ślad „Zmieniony przez…”, a zainteresowani dostają mail „Było/Jest”.
• Kosz „Anuluj wniosek” — wymaga powodu; przy zatwierdzonym urlopie dni wracają do puli, a kadry dostają czerwony dokument anulowania PDF.

• „Szukaj osoby…” — filtruje po imieniu, nazwisku lub e-mailu w trakcie pisania.
• „Termin: od–do” — pokazuje wnioski, których nieobecność zahacza o podany przedział; możesz podać tylko „od” albo tylko „do”, a × czyści oba pola.
• Lista rozwijana zawęża po statusie (oczekujące / zaakceptowane / odrzucone).

💻 Komputer 📱 Telefon

Komputer: tabela · Telefon: te same dane jako karty (sekcja domyślnie zwinięta w akordeon)

W formularzu Nowego Wniosku wybierz osobę z listy „Składasz wniosek w imieniu pracownika”.

• Wpis za kogoś zapisuje się od razu jako zaakceptowany (np. telefoniczne zgłoszenie choroby) i jest oznaczony „Dodane przez…”.
• Lista rodzajów dopasowuje się do umowy pracownika (zleceniobiorcy mają ograniczony zestaw: Nieobecność / bezpłatny / e-ZLA).

Krok po kroku:

1. Zaznacz osoby, których to dotyczy (np. cały zespół przed audytem).
2. Wybierz datę początku i końca blokady.
3. Wpisz powód (np. „Audyt", „Szczyt sezonu") i zatwierdź.

Zablokowane osoby przez ten czas nie mogą złożyć wniosku o urlop. Blokadę widać w kalendarzu na czerwono, razem z podanym powodem — więc każdy wie, dlaczego akurat wtedy nie może wziąć urlopu.

To tabela z liczbami Twoich podwładnych — zaległy urlop, suma, użyte, oczekujące i pozostałe dni — tylko do podglądu, nic tu nie edytujesz. Kliknij czyjeś nazwisko, żeby otworzyć jego pełny profil z kalendarzem rocznym i historią wniosków.

• Wszystkie zaakceptowane wnioski chronologicznie, z szukajką i sortowaniem.
• Zaznacz jeden lub wiele → Pobierz PDF / Drukuj — podania scalają się w jeden dokument.
• Każde podanie ma kod weryfikacyjny potwierdzający zgodę udzieloną elektronicznie; ten sam kod jest na dokumencie anulowania.
• Przy zatwierdzeniu urlopu podanie PDF wychodzi automatycznie mailem (kopia administracyjna + kadry w DW).

• Dodawanie i edycja pracowników: dane, stanowisko, przełożony, rola, data urodzin, typ umowy. Osoby na umowie zlecenie mają przy nazwisku znaczek UZ (od „umowa zlecenie").
• Limity: kliknij liczbę w kolumnie „Nowy”, żeby szybko zmienić limit; osobno ustawiasz i zatwierdzasz limity na przyszły rok (fioletowa kolumna).
• Zaległy urlop z datą ważności (zwykle 30.09) — zużywany w pierwszej kolejności.
• Statusy: zawieś (np. długie L4), dezaktywuj (odejście), przywróć.
• Eksport CSV tabeli kadrowej jednym przyciskiem.

Sekcja Historia zmian pokazuje ostatnie operacje w systemie (kto, co, kiedy). Większość wpisów ma przycisk cofnij — np. omyłkowo skasowany wniosek wraca wraz z dniami, a zainteresowani dostają mail o cofnięciu.

• Hasła i konta: ustawianie hasła pracownikowi, zmiana adresu e-mail (migracja konta), role, trwałe usuwanie.
• Importy: pracownicy i urlopy z plików CSV / Excel.
• Backup JSON ręczny + automatyczny backup nocny (03:00, mail z pełną kopią danych).
• Dni wolne firmowe: święta i dodatkowe dni wolne dla całej firmy (wpływają na liczenie dni roboczych).
• Google Calendar: pełna synchronizacja nieobecności do firmowego kalendarza; przycisk „Synchronizuj Google” robi pełny resync.
• Sprawdź stan systemu: health-check backupów, świąt i dostępów; alerty przychodzą mailem.

Logujesz się firmowym adresem e-mail i swoim hasłem.

• Nie pamiętasz hasła? Kliknij „Nie pamiętasz hasła?” na ekranie logowania — dostaniesz mail z linkiem do ustawienia nowego (sprawdź też SPAM).
• Aplikacja działa w przeglądarce na komputerze i telefonie — nic nie trzeba instalować.
• Chcesz mieć ją jak apkę na telefonie? W przeglądarce wybierz „Dodaj do ekranu głównego” — zainstaluje się jako skrót (PWA).

Kliknij swoje imię i nazwisko w pasku u góry — otworzy się Twój profil:

• kafelki statystyk z opisami (pozostało, użyte, suma, zaległy, oczekujące, luźne plany),
• statystyki wg rodzaju nieobecności dla wybranego roku,
• roczny kalendarz nieobecności (12 miesięcy, strzałki zmieniają rok),
• nadchodzące nieobecności i plany oraz pełna historia wniosków.

Profil innej osoby otworzysz klikając jej nazwisko w tabelach, na osi czasu, w kalendarzu albo w agendzie — zgodnie z uprawnieniami: pracownik widzi tylko siebie, przełożony dodatkowo swój zespół, kadrowa, szef i administrator — wszystkich.

💻 Komputer 📱 Telefon

Ten sam profil — statystyki, kalendarz roczny i historia (kliknij zrzut, aby powiększyć)

Po zalogowaniu nie musisz nigdzie klikać, żeby cokolwiek znaleźć — wszystko jest od razu na jednej stronie, jedno pod drugim. Przewijając w dół zobaczysz po kolei:

1. 6 kolorowych kafelków z liczbami — ile dni urlopu Ci zostało (dokładnie tłumaczymy niżej, w temacie „Co znaczy każda liczba na kafelkach”),
2. formularz Nowy Wniosek — tu składasz wniosek o urlop,
3. listę Moje Wnioski — Twoje dotychczasowe wnioski i ich statusy,
4. sekcję Luźne plany urlopowe — luźna zapowiedź urlopu bez składania wniosku,
5. na końcu kalendarz / oś czasu — kto kiedy jest nieobecny w firmie.

Osoby z dodatkowymi uprawnieniami (przełożony, kadrowa, szef, administrator) widzą pod spodem jeszcze kolejne sekcje — opisane dalej w tej instrukcji, w częściach dla Twojej roli.

Na samej górze strony jest rząd 6 kolorowych kafelków. Każdy to jedna liczba dni. Po kolei, od lewej:

1. Zaległy urlop — dni, które zostały Ci z poprzedniego roku i nie zostały jeszcze wykorzystane. Zużywasz je jako pierwsze, zanim ruszy tegoroczny limit. Zwykle trzeba je wykorzystać do 30 września.
2. Nowy na ten rok — Twój limit urlopu przyznany na ten rok (bez zaległego).
3. Suma — po prostu kafelek 1 + kafelek 2 razem (zaległy + nowy na ten rok). To Twoja cała pula do wykorzystania.
4. Użyte — ile dni z tej puli już faktycznie wykorzystałeś(-aś) w tym roku (czyli masz już zaakceptowany i odbyty/trwający urlop).
5. Pozostało — ile dni realnie masz jeszcze do dyspozycji. Wzór: Suma − Użyte − dni z wniosków, które czekają na decyzję przełożonego. Dokładny przykład z liczbami jest niżej.
6. Luźne plany — osobna liczba, nie ma nic wspólnego z pulą urlopu. To dni z Twoich „luźnych planów” (patrz temat „Luźne plany urlopowe”) — czysto orientacyjna zapowiedź dla zespołu. Nowość

💻 Komputer 📱 Telefon

Na telefonie „Pozostało” jest dużym kafelkiem na całą szerokość, reszta w dwóch kolumnach

Krok po kroku:

1. Z listy Rodzaj wybierz typ nieobecności (np. „Urlop wypoczynkowy”).
2. Wybierz datę Od kiedy i Do kiedy.
3. Kliknij Wyślij Wniosek.

To wszystko — system sam policzy liczbę dni i pokaże Ci, do kogo wniosek trafił do decyzji.

Kilka rzeczy, które warto wiedzieć o poszczególnych rodzajach:

• Urlop wypoczynkowy i większość innych typów — liczone w dniach roboczych (weekendy i święta się nie liczą).
• Urlop na żądanie — zawsze tylko jeden dzień na jeden wniosek (ustawowa pula to 4 dni w roku). Nawet jeśli chcesz wziąć dwa dni na żądanie pod rząd, to i tak są to dwa osobne wnioski — system nie pozwoli złożyć kilku dni na żądanie jednym wnioskiem.
• Urlop bezpłatny — nie zmniejsza Twojej puli dni.
• Opieka na chore dziecko / rodzinę i Siła wyższa — to nie prośby, tylko zgłoszenie faktu: zapisują się od razu jako zaakceptowane, a powiadomienia od razu idą do przełożonego, kadr, szefów i biura.

Zwykły wniosek trafia mailem do Twojego przełożonego. Jeśli przełożony ma w tym samym terminie już zatwierdzony urlop (albo odszedł z firmy), system sam przekaże wniosek wyżej — do kolejnej osoby w hierarchii — i pokaże pod treścią wniosku „Aktualnie u: …”.

Wyjątek: część przełożonych ma ustawione, że ich wnioski nigdy nie eskalują — decyzje o urlopach swoich bezpośrednich podwładnych podejmują sami, także w czasie własnej nieobecności. Wtedy „Aktualnie u: …” cały czas wskazuje na nich i wniosek czeka na ich decyzję. Nowość

Gdy przełożony wróci (jego urlop w tym terminie się skończy albo zostanie skasowany), wniosek sam wróci do niego — system sprawdza to automatycznie za każdym razem, gdy ktoś z uprawnieniami otwiera Wnioski Zespołu. Nie trzeba nic klikać. Osoba, do której wniosek trafił, może też oddać go niżej ręcznie wcześniej (ikona ↪ przy wniosku).

Widzisz tu wszystkie swoje wnioski ze statusami: OCZEKUJE ZATWIERDZONY ODRZUCONY — wraz z komentarzem decydenta i tym, u kogo aktualnie leży decyzja.

Chcesz coś anulować, zmienić albo pomyliłeś(-aś) się we wniosku? 👉 Zobacz dokładnie co zrobić.

To zależy od statusu wniosku i jego rodzaju. Znajdź swój przypadek:

To sposób, żeby powiedzieć zespołowi „myślę o urlopie w tym terminie" — bez składania wniosku i bez niczyjej decyzji.

Krok po kroku:

1. W sekcji Luźne plany urlopowe wybierz datę Od kiedy i Do kiedy.
2. Opcjonalnie dodaj notatkę (np. „może wyjazd w góry").
3. Kliknij Dodaj plan.

Plan pojawi się na różowo w kalendarzu, na osi czasu i w agendzie — u wszystkich w firmie.

• To jedynie informacja orientacyjna — nie wpływa na liczbę dni do dyspozycji ani wykorzystanych (kafelek „Pozostało" się nie zmienia).
• Przy planie widzisz liczbę dni roboczych (weekendy i święta się nie liczą).
• Plan znika sam: gdy termin minie albo gdy dostaniesz zaakceptowany urlop w tych datach — zostaje wtedy tylko urlop.
• Swój plan usuniesz koszem 🗑️ przy wpisie; plany innych osób może sprzątnąć też przełożony, kadrowa, szef lub administrator.

💻 Komputer 📱 Telefon

Na telefonie sekcja jest zwinięta w akordeon — dotknij paska, żeby ją otworzyć

Domyślnie widzisz Oś Czasu (osoby w wierszach, dni w kolumnach). Kliknij przycisk Kalendarz, żeby przełączyć na klasyczny widok miesiąca z wstęgami nieobecności. Kolory oznaczają:

• niebieski — zatwierdzona nieobecność,
• fioletowy — chorobowe / nagła nieobecność,
• pomarańczowy przerywany — oczekujący,
• różowy — luźny plan urlopowy, Nowość
• czerwony — blokada terminu; 🎂 — urodziny.

• Najedź na wpis — zobaczysz szczegóły w dymku; kliknij — otworzy się profil tej osoby (jeśli masz do niego dostęp). Nowość
• Filtr „Pokaż:” zawęża widok do grupy albo jednego rodzaju nieobecności.
• Na telefonie kalendarz to Agenda (dzień po dniu) oraz kalendarz z kropkami — dotknij dnia, żeby zobaczyć nieobecnych.

To ustawienia tylko dla Ciebie — nikt inny ich nie widzi, a po zalogowaniu na innym komputerze wracają takie same (są zapisane na Twoim koncie).

• Zmiana kolejności osób — złap za uchwyt ⠿ przy czyimś nazwisku i przeciągnij w górę/dół. Niebieska linia pokazuje, gdzie wiersz wyląduje. Kolejność zapisuje się sama, nic nie musisz potwierdzać. Nowość
• Kolor i przypięcie — kliknij kolorową kropkę przy czyimś nazwisku. W okienku, które się otworzy, wybierzesz kolor dla tej osoby, przypniesz ją na górę osi albo dodasz do grupy.
• Grupy (np. „Mój zespół") — porządkują oś w bloki. Zarządzasz nimi w panelu Grupy i kolejność.

• Nowy wniosek → mail do decydenta (przełożonego).
• Decyzja → mail do pracownika z komentarzem. Przy zatwierdzeniu w kopii (DW) dostają go też kadry, razem z gotowym podaniem PDF.
• Nagłe nieobecności (L4, opieka, siła wyższa) → od razu do przełożonego, kadr, szefów i biura — kwestia obsady.
• Anulowania, zmiany i prośby → pracownik + przełożony + kadry + szef nadzorujący.
• Nadawcą jest urlopy@polpak.pl — warto dodać do kontaktów, żeby nic nie wpadało do SPAM-u.

Dlaczego nie mogę anulować swojego L4?
„L4” to potoczna nazwa zwolnienia lekarskiego — w systemie widoczne jako „Chorobowe / e-ZLA”. To dokument medyczny, więc korektę robi kadrowa, szef albo administrator — zgłoś się do nich.

Czy mogę anulować albo poprawić „Chorobowe / e-ZLA”?
Tak — ten rodzaj obsługujesz Ty (kadrowa, szef, administrator): ołówek zmienia termin lub rodzaj, kosz anuluje wpis, oba wymagają podania powodu. Rób to na podstawie zwolnienia i w uzgodnieniu z pracownikiem — to dokument medyczny.

Widzę „Chorobowe / e-ZLA” na liście, ale nie mogę go wybrać?
To celowe. Ten rodzaj wybierają tylko kadrowa, szef albo administrator, bo wymaga zwolnienia lekarskiego, które trzeba już mieć w ręku. Dopóki go nie masz, zaznacz zamiast tego „Nagła nieobecność do wyjaśnienia” — to jest właściwy wybór na ten moment. Nic więcej nie musisz robić: zwolnienie (e-ZLA) samo trafia do kadr od lekarza, a gdy dotrze, kadrowa, szef albo administrator przełączą Twój wniosek na „Chorobowe / e-ZLA”.

Czy anulowanie/zmiana zawsze wymaga zgody przełożonego?
Nie zawsze. Własny oczekujący wniosek zwykłego typu kasujesz sam, natychmiast. Zatwierdzony wniosek (i „na żądanie” w każdym statusie) wymaga decyzji przełożonego. Gdy to przełożony/kadrowa/szef/admin poprawia lub anuluje CUDZY wniosek — to ich własna, natychmiastowa decyzja, nikogo dodatkowo nie pytają.

Dlaczego mój wniosek trafił do kogoś innego niż mój przełożony?
Bo przełożony ma w tym terminie już zatwierdzony własny urlop (albo odszedł z firmy) — system automatycznie przekazuje decyzję wyżej. Przy wniosku widać „Aktualnie u: …”. Nie dotyczy to przełożonych, którzy mają ustawione rozpatrywanie wniosków także w czasie własnej nieobecności — u nich wniosek zostaje i czeka na ich decyzję.

Co się stanie, gdy przełożony wróci z urlopu, a mój wniosek trafił wyżej?
Nic nie musisz robić — gdy termin jego urlopu minie (albo ktoś go skasuje), system sam zwróci Twój wniosek z powrotem do niego przy najbliższym otwarciu Wniosków Zespołu przez osobę uprawnioną. Może też oddać go ręcznie wcześniej.

Gdzie zniknął mój luźny plan?
Plany znikają same: gdy termin minął albo gdy dostałeś(-aś) zaakceptowany urlop w tych datach. To celowe — zostaje tylko urlop.

Czemu „Pozostało” zmniejszyło się od razu po wysłaniu wniosku, a przełożony jeszcze go nie zaakceptował?
To celowe. Kafelek pokazuje, ile realnie możesz jeszcze zaplanować, więc dni „w drodze" liczą się od razu — żebyś nie zaplanował(a) drugiego urlopu na te same dni. Pełne wyjaśnienie z przykładem liczbowym jest w temacie „Co znaczy każda liczba na kafelkach" wyżej.

Kafelek „Luźne plany” — czy te dni są mi odjęte?
Nie. To wartość czysto orientacyjna, poza pulą.

Nie dostaję maili z systemu.
Sprawdź SPAM i dodaj urlopy@polpak.pl do kontaktów.

Ułożyłem kolejność na osi / kolory — czy inni to widzą?
Nie, personalizacja osi (kolejność, grupy, kolory, przypięcia) jest prywatna dla Twojego konta.

Pracownik prosi o anulowanie zatwierdzonego urlopu — co robić?
Prośba czeka w Twoich Wnioskach Zespołu z powodem. Akceptacja kasuje urlop, zwraca dni i wysyła dokument do kadr; odrzucenie zostawia wniosek w mocy.

Jak wystawić duplikat podania PDF?
Rejestr Zaakceptowanych → znajdź wniosek → ikona PDF albo drukarki. Możesz też zaznaczyć wiele i pobrać zbiorczo.